Apostil şerhinin amacı, yetkili makamlar, tercümeyle ilişkisi ve yurt dışı belge kullanımında doğru işlem sırası.
Apostil, 1961 Lahey Apostil Sözleşmesi kapsamında bir resmi belgedeki imza, sıfat veya mühür gibi unsurların başka bir taraf devlette tanınmasını kolaylaştıran onay şerhidir. Apostil, belgenin içeriğini doğrulamaz ve tercümenin yerine geçmez.
Bir belgenin apostil alabilmesi; belgenin türüne, düzenleyen makama, kullanılacağı ülkenin sözleşmeye taraf olup olmamasına ve alıcı kurumun güncel uygulamasına bağlıdır. Bu nedenle önce hedef kurumun istediği işlem sırası öğrenilmelidir.
Apostil, belge üzerindeki imzanın gerçekliğini, imzalayan kişinin sıfatını ve varsa mühür veya damganın kaynağını doğrulamaya yönelik standart bir şerhtir. Diploma, nüfus kayıt örneği, mahkeme kararı veya noterlik belgesi gibi farklı evraklarda yetkili makam ve izlenecek yol değişebilir.
Apostil şerhi, belgedeki beyanların maddi olarak doğru olduğunu veya belgenin her kurumda koşulsuz kabul edileceğini garanti etmez. Alıcı kurum ek tercüme, güncel tarihli belge, asıl nüsha veya farklı bir doğrulama isteyebilir.
Tek bir evrensel sıra yoktur. Bazı dosyalarda önce asıl belgeye apostil alınır, ardından belge ve apostil birlikte hedef dile çevrilir. Bazı işlemlerde ise yeminli tercüme ve noter tasdikinden sonra bu tasdike apostil uygulanır.
Yanlış sırada yapılan işlem, aynı belgenin yeniden çevrilmesine veya tekrar onaylanmasına neden olabilir. Hedef ülke konsolosluğu, üniversite, mahkeme veya göç kurumu tarafından yayımlanan güncel kontrol listesi esas alınmalıdır.
Önce belgenin aslı, düzenleyen makam ve kullanım ülkesi belirlenir. Ardından idari veya adli belge olmasına göre yetkili birimden bilgi alınır. Türkiye’de idari ve adli belgelerin apostil süreçleri aynı makamda yürütülmeyebilir.
Belge elektronik doğrulama koduna sahipse çıktının kabul edilip edilmediği, imzanın ıslak olup olmadığı ve belgenin güncellik süresi kontrol edilmelidir. Ücret, randevu ve vekâlet gereklilikleri de ilgili makamdan öğrenilmelidir.
Belgenin kabul şartını belirleyen merci, belgenin sunulacağı kurumdur. Tercüme, noter onayı, apostil ve konsolosluk işlemlerinin sırası ülkeye ve dosyanın amacına göre değişebilir. İşleme başlamadan önce güncel şartları yazılı olarak teyit edin.