Belgeyi internetten gönderirken büro doğrulama, gizlilik, ödeme, teslim ve yeminli tercüme kontrolleri.
Online tercüme, belge inceleme ve çeviri hazırlığının fiziksel ofise gitmeden yürütülmesidir. Kurumsal kimlik, açık teklif, güvenli dosya paylaşımı ve doğrulanabilir teslim yöntemi bulunduğunda güvenli ve hızlı olabilir.
Risk, hizmetin online olmasından çok karşı tarafın kimliği ve süreçlerin belirsiz olmasından kaynaklanır. Kimlik belgesi veya mahkeme evrakı göndermeden önce şirket bilgileri ve veri kullanım biçimi kontrol edilmelidir.
Ticari unvan, vergi veya şirket bilgisi, sabit iletişim kanalları, alan adı ve teklif veren kişinin yetkisi birbiriyle uyumlu olmalıdır. Yalnızca sosyal medya hesabı veya kişisel mesaj numarası üzerinden yürütülen işlemlerde ek doğrulama yapılmalıdır.
Noter tasdiki isteniyorsa tercümanın hangi noterlikte yemin zaptı bulunduğu sorulmalıdır. “Resmî onaylı” gibi belirsiz ifadeler yerine yapılacak her işlem ayrı yazılmalıdır.
Fiyat aşamasında kimlik numarası, imza veya adres gibi gereksiz alanlar maskelenebilir. İş başlayınca tam belge gerekiyorsa dosyanın kimlerle paylaşılacağı ve ne zaman silineceği öğrenilmelidir.
Ortak veya herkese açık bağlantılar, otomatik yedeklenen kişisel cihazlar ve geniş mesaj grupları hassas belgeler için uygun değildir. Teslimden sonra dijital kopyaların saklama süresi hakkında yazılı bilgi istenebilir.
PDF üzerinde ad-soyad, tarih, belge numarası, sayfa sayısı ve çeviri yönü kontrol edilmelidir. Noter onayı gerekiyorsa fiziksel nüsha ve makbuz bilgileri teslimden önce görüntülenebilir.
Kaynak belgeyle tercümenin sayfa sırası eşleşmeli; eksik mühür veya ek bulunmamalıdır. Hata görülürse kaynak değişikliği ile tercüme hatası birbirinden ayrılarak yazılı düzeltme talebi oluşturulmalıdır.
Belgenin kabul şartını belirleyen merci, belgenin sunulacağı kurumdur. Tercüme, noter onayı, apostil ve konsolosluk işlemlerinin sırası ülkeye ve dosyanın amacına göre değişebilir. İşleme başlamadan önce güncel şartları yazılı olarak teyit edin.